会議のコツ

多職種協働の重要性が高まっている昨今、みなさまが所属する医療機関や介護事業所におきましても、さまざまな会議を開催されていることと思います。

今回は、社内会議を上手く運用するための「会議のコツ」をご紹介致します。

資料を整備する
会議における議論を深めるためには、参加者が考えを深める材料となる資料を整備することが大切です。会議の目的を明確にし、それに合った資料を準備しておけば、各参加者が事前に考えを深めておくことができ、議論が活発化します。資料は事前に各参加者へ配布し、読んでおいてもらうことで、会議をスムーズに進行させることができます。

リーダーは傾聴に徹する／司会進行役を決める
リーダーや特定の人ばかり発言することは、参加者の発言が抑制される原因となってしまいます。リーダーは、自分の言動が会議の雰囲気を支配してしまう可能性があることを自覚し、傾聴に徹する姿勢が求められます。また、司会進行役を決め、タイムキーパーや議論の脱線を修正する役割を任せることで、特定の人ばかり発言する状況を打開しましょう。

発言をルール化する
発言が少なくなるのは、リーダーばかりの責任ではありません。会議に集中している参加者もいれば、「週末は何をして遊ぼうか」などと上の空になっている参加者もいるかもしれません。そのような場合、「1人3回は発言する」といったルールを設定することで、参加者に緊張感を持たせることができます。

決定事項を実行する仕組みを作る
会議で議論が白熱し、たくさんの決定事項が生まれても、それが実行されなければ意味がありません。決定事項は、「誰が」「いつまでに」実行するかを明確にして、議事録に記録します。議事録は次の会議で必ずふり返り、まだ実行されていない項目があれば、どうすれば実行できるかを議論します。

いかがでしたでしょうか。上記で説明した内容は、会議の運用ノウハウの一部です。
ご参考にしていただければ幸甚です。

弊社では、会議の運用アドバイスも含めた、経営会議の支援も行っております。業績管理資料の整備、会議のファシリテーション、運用ノウハウなどを用い、組織・個人レベルでPDCAサイクルを回せる経営を支援致します。ご関心があれば、ご気軽にお問合せください。弊社スタッフが詳しい説明をさせていただきます。